POLITIQUES ET PRATIQUES ENCADRANT LA GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, DE CONFIDENTIALITÉ ET D’UTILISATION DU SITE WEB (« Politique »)
La présente Politique témoigne de notre engagement à l’égard de la sécurité et de la protection de la confidentialité des renseignements personnels et de nature confidentielle (« renseignements personnels ») dans le cadre de nos activités incluant l’utilisation de notre site web : https://labbecoteavocats.com (« Site »).
1- OBJECTIFS
Cette Politique définit comment nous protégeons les renseignements personnels et en précise les normes de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation, de droit d’accès et de rectification.
Nous recueillons, conservons et traitons vos renseignements personnels et nous nous engageons, par conséquent, à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables, dont notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), le Code civil du Québec et le Code des professions (chapitre C-26). La présente Politique sert à vous informer de la manière dont nous entendons utiliser et protéger les informations que vous nous transmettez directement ainsi qu’au moyen de notre Site. Les informations demandées ne concernent que celles qui nous sont strictement essentielles ou pour l’utilisation du Site.
Cette politique établit également les modalités d’utilisation aux termes desquelles vous pouvez accéder à notre Site. Lorsque vous utilisez notre Site, vous indiquez que vous acceptez la présente Politique et que vous acceptez d’être légalement lié par celle-ci. Si vous n’acceptez pas la présente Politique, vous ne devez pas accéder à notre Site ni l’utiliser.
2- RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
Aux fins de déterminer si nous nous engageons ou non à établir une relation professionnelle avec vous et dans le cadre de nos activités, nous pourrons collecter et conserver l’un ou l’autre des renseignements personnels nécessaires énumérés ci-après :
- Vos nom et prénom et vos titres professionnels;
- Le nom de votre entreprise et tout renseignement relatif à celle-ci, le cas échéant;
- Vos adresses postales personnelles et/ou professionnelles;
- Vos adresses électroniques;
- Vos numéros de téléphone;
- Vos renseignements financiers;
- Le nom de votre comptable et de votre institution financière;
- Vos coordonnées de facturation et vos renseignements de paiement;
- Tout renseignement relatif à vos exigences juridiques, à votre situation et à vos intérêts;
- Tout autre renseignement donné par vous.
- Vos nom et prénom;
- Votre adresse électronique;
- Votre numéro de téléphone;
- Tout renseignement donné par vous dans la section « Message » du formulaire.
3- RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES COLLECTÉS
Lorsque vous accédez au Site, nous recueillons automatiquement certaines informations par le biais de divers outils technologiques, tels que les fichiers journaux (« log file »), les fichiers témoins (« cookies ») et l’outil d’analyse de sites web Google Analytics (outil de mesure d’audience web). Il s’agit principalement des renseignements techniques suivants :
- Votre système d’exploitation, votre appareil (par exemple : Windows, Mac OS) et votre réseau;
- Le type de navigateur utilisé (par exemple : Firefox, Explorer, Chrome);
- Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès Internet;
- Votre adresse IP (numéro unique automatiquement journalisé qui vous est attribué par votre fournisseur d’accès Internet et qui permet de vous connecter au réseau Internet et d’acheminer l’information qui vous est destinée);
- Vos pages visitées et vos requêtes (date, heure, durée et fréquence);
- La région géographique de la provenance de votre connexion.
Vous pouvez à tout moment choisir de désactiver ou d’activer les fichiers témoins. La plupart des navigateurs Internet permettent d’effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l’implantation de fichiers témoins sur un ordinateur. Dans le cas où vous décidiez de désactiver les fichiers témoins vous aurez quand même accès au Site, mais il est possible que la navigation en soit affectée et que certaines fonctionnalités ne soient pas disponibles, lesquelles dysfonctionnements du Site provoqués par cette manipulation ne peuvent être considérés comme étant de notre faute ou responsabilité.
4- CONSENTEMENT
Le fait que vous nous fournissiez des renseignements personnels signifie que vous acceptez et consentez à la collecte, l’utilisation et la communication par nous de vos renseignements personnels, conformément à la présente Politique. Il vous est possible de donner votre consentement de différentes manières comme en signant expressément un document, par voie électronique ou verbalement ou implicitement en fournissant les renseignements personnels volontairement.
Si vous n’êtes pas d’accord avec ces conditions, vous ne devez pas nous fournir de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, bien que la décision de nous fournir certains renseignements personnels vous revienne, certains services et conseils juridiques ne peuvent vous être offerts que si vous nous les fournissez et, dans le cas contraire, il se peut que nous ne puissions pas vous les offrir si ces renseignements sont nécessaires.
Cependant, il existe certaines circonstances qui pourraient justifier ou permettre la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans votre consentement préalable, ou lorsque nous sommes en mesure ou nous sommes obligés de les communiquer sans votre consentement aux termes des lois applicables.
5- FINALITÉ DE LA COLLECTE DES RENSEIGEMENTS
Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer votre identité, créer un dossier client ou employé, permettre la prestation et l’élaboration de services et conseils juridiques, satisfaire aux exigences de sécurité (telle que la vidéosurveillance dans nos locaux), se conformer aux exigences réglementaires et pour toute fin permise ou requise par la loi.
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées.
Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées. Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à des organisations qui effectuent des services pour nous. Nous fournirons uniquement des renseignements personnels à de telles organisations si elles conviennent par contrat d’assurer une protection appropriée pour ces renseignements. Nous permettons également à certains fournisseurs tiers autorisés d’effectuer le suivi et de conserver certains renseignements relativement aux utilisateurs de notre Site (y compris des noms de domaine, des adresses IP et des pages vues, comme décrit ci-dessous).
6- CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS
Vos renseignements personnels sont conservés dans un environnement sécurisé. Tous nos employés et les autres personnes autorisées par nous sont tenus de respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conservés pour la période qui est nécessaire à la réalisation de la raison pour laquelle vous nous les avez transmis. Les renseignements techniques sont conservés tant que la finalité pour laquelle nous les avons recueillis n’est pas atteinte. Nous nous engageons à détruire vos renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Los de la destruction de vos renseignements, les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veillez à ce qu’aucun tiers ne puisse y avoir accès sont prises.
7- EXACTITUDE
Vos renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Nous ne mettons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet de vos renseignements personnels dépendront de votre divulgation et/ou de l’entrée de vos données dans les formulaires électroniques disponibles sur le Site.
8- MESURES DE SÉCURITÉ
Nous nous engageons à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels et, à cette fin, nous avons ou pourrons avoir recours notamment aux mesures suivantes :
- Utilisation d’un logiciel de traitement des données sécurisé;
- Moyens technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement;
- Sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe;
- Restriction des accès à ce qui est nécessaire et aux personnes nécessaires.
De plus, les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur du territoire ou pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique est situé à l’extérieur de ce pays ou territoire. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.
9- PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous engageons à ne pas vendre ni louer à quiconque ou généralement commercialisés vos renseignements personnels recueillis. Seules les personnes autorisées par nous peuvent avoir accès à vos renseignement personnels, lesquelles personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et leur accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Nous nous réservons le droit d’accéder à vos renseignements personnels, de les conserver et de les partager, sans votre consentement, dans les circonstances suivantes :
- lorsque la loi l’exige ou lorsqu’un tribunal, un organisme administratif ou un tribunal gouvernemental l’ordonne ou l’exige;
- en réponse à une demande légale, tel qu’un mandat de perquisition, une ordonnance d’un tribunal ou autre, si la loi l’y oblige;
- lorsque les renseignements sont publics.
10- DROITS D’ACCÈS ET MODIFICATIONS
Sous réserve des exceptions prévues dans la loi, vous disposez en tout temps d’un droit d’opposition, de retrait, d’accès, de rectification et de suppression de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels, contester, consulter, avoir une copie, corriger ou supprimer vos renseignements personnels que nous avons collectés, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par l’une des options suivantes :
- Par courriel à l’adresse électronique suivante : confidentialité@labbecoteavocats.com;
- À l’aide du formulaire du Site accessible depuis le lien « Nous Joindre »;
- Par courrier à l’adresse suivante : 1510, boulevard René-Lévesque Ouest, Québec (Québec) G1S 1X5, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Dès la réception de votre demande, nous nous efforcerons de vous fournir un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, nous pouvons vous demander de dûment vérifier votre identité avant de le faire. De plus, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous y donner accès comme par exemple, lorsque cette action peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation des renseignements ou que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou autres restrictions juridiques. Les cas échéants, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.
Dès la réception de votre demande de retrait, de rectification ou de suppression, le traitement de vos renseignements personnels sera limité jusqu’à ce que la correction ou la suppression de vos renseignements personnels soit effectuée. Conformément aux lois applicables, nous nous engageons à respecter toute demande de retrait, de rectification et de suppression, à moins d’obligations juridiques à l’effet contraire.
11- RESPONSABILITÉ ET RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de superviser la présente Politique, les processus qui y sont liés, à déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels et s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés. De plus, le responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnées. Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à vous en informer par tout moyen.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut être contacté de la manière suivante :
- Par courriel à l’adresse électronique suivante : confidentialité@labbecoteavocats.com;
- À l’aide du formulaire du Site accessible depuis le lien « Nous Joindre »;
- Par courrier à l’adresse suivante : 1510, boulevard René-Lévesque Ouest, Québec (Québec) G1S 1X5, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
12- FORMATION ET SENSIBILISATION
Nous faisons la promotion des meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons tels qu’en informant tous nos employés, en affichant les coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels et en mobilisant divers moyens de sensibilisation comme, entre autres, des séances d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions d’équipe et un plan d’action pour le responsable des renseignements personnels.
13- UTILISATION DU SITE
Vous vous engagez à ne pas utiliser le Site de manière illégale ou interdite et notamment, mais non limitativement, à ne pas :
- transmettre tout contenu qui pourrait être constitutif, sans que ce qui suit ne soit limitatif, d’incitation à la réalisation de crimes et délits;
- tenter de nous induire en erreur ou d’autres utilisateurs du Site en usurpant le nom, l’identité, ou la dénomination sociale d’autres personnes;
- collecter et stocker des renseignements personnels afférents aux autres utilisateurs du Site;
- contrevenir, intentionnellement ou non, à toute loi ou réglementation nationale ou internationale en vigueur;
- copier, rediffuser, modifier, reproduire ou republier, sous quelque forme que ce soit, l’information contenue sur le Site; et
- utiliser les informations contenues sur le Site à des fins personnelles interdites, tel que la revente de ces informations.
14- LICENCE RESTREINTE
Sous réserve des modalités des présentes, vous vous voyez accorder une licence restreinte, entièrement révocable, non transférable et non exclusive vous permettant d’accéder au Site et de consulter et d’utiliser celui-ci à vos fins personnelles et non commerciales, ainsi que le droit de télécharger, de stocker et d’imprimer des copies uniques d’éléments du Site et de son contenu à vos fins personnelles et non commerciales, pourvu que vous conserviez toutes les mentions de droits d’auteur, de droits liés aux marques de commerce et toute autre mention se rapportant à celui-ci. La présente licence restreinte ne comprend aucun droit qui n’est pas spécifiquement énoncé aux présentes. La licence restreinte vous autorisant à utiliser le Site et son contenu est automatiquement révoquée à la résiliation ou à l’expiration des présentes (selon la première éventualité). Vous acceptez de ne pas utiliser le Site ou tout contenu de celui-ci à des fins illégales.
15- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Vous reconnaissez que, sauf indication contraire, le Site et toute information et autre contenu qui y sont publiés nous appartiennent exclusivement et sont soumis notamment au droit d’auteur exclusif que nous détenons sur ceux-ci. Le Site peut contenir des dénominations, des marques, des logos, des appellations de commerce, des noms de marque, des noms de domaine ou d’autres formes de contenu qui peuvent constituer des marques de commerce ou de service, déposées ou non, dont tous les droits nous sont réservés.
16- ABSENCE DE RELATION AVOCAT-CLIENT
Aucune relation avocat-client n’est établie entre nous ou encore entre vous et l’un de nos professionnels par suite de la présentation de renseignements sur le Site ou de votre utilisation de ces renseignements. De plus, tout renseignement envoyé ou reçu par Internet peut ne pas être sécurisé. Nous ne saurions garantir la sécurité ni la confidentialité de tout renseignement (sous quelque forme que ce soit) transmis au Site.
17- LIMITE DE RESPONSABILITÉ ET EXONÉRATION
Nous n’offrons aucune garantie quant à l’exactitude, la pertinence ou la fiabilité du contenu du Site, notamment quant aux erreurs ou aux omissions qui pourraient s’y retrouver. L’information contenue sur le Site est réputée être exacte au moment où elle est publiée. Nous déclinons toute responsabilité quant à votre usage et à votre interprétation de l’information.
Nous ne pouvons garantir que le Site soit disponible en tout temps, sans interruption, ni que le Site ou les serveurs qui permettent son fonctionnement n’aient aucun virus ou ne puissent avoir de dysfonctionnement. Ainsi, malgré tous nos efforts effectués pour conserver l’accessibilité à l’information contenue sur le Site et pour maintenir son fonctionnement, vous reconnaissez que la présente n’est aucunement une garantie d’exactitude, de fiabilité et de connexion. Nous ne garantissons pas que l’utilisation du Site ou toute partie du Site n’enfreindra pas les droits d’autrui et n’assumons aucune responsabilité pour les erreurs ou omissions sur quelque partie du Site que ce soit.
Sous réserve de la loi applicable, Labbé Côté, avocats inc., ainsi que ses partenaires, ses employés, ses consultants, ses représentants, ses directeurs, ses administrateurs, ses mandataires et ses concédants de licence (les « parties exonérées »), ne seront, en aucun cas, tenus responsables à l’égard de dommages de quelque nature que ce soit, y compris, notamment, tous les dommages directs, spéciaux, indirects, punitifs, accessoires ou consécutifs ou encore toute perte ou tous les dommages se rapportant à la perte d’occasions d’affaires, d’économies, de données et/ou de profits découlant de votre utilisation du Site et/ou de son contenu, du fait que vous vous en remettiez ou encore de votre incapacité de vous servir du Site ou de son contenu, peu importe la cause et peu importe si ces dommages découlent d’une responsabilité contractuelle, délictuelle (y compris une négligence) ou autrement. La limite qui précède s’applique même si nous étions au courant de la possibilité de tels dommages ou aurait dû l’être.
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, vous acceptez, par les présentes, de dégager de toute responsabilité chaque partie exonérée et, en aucun cas, les parties exonérées, individuellement ou collectivement, ne seront tenues responsables envers vous ou toute autre personne ou entité à l’égard de toute responsabilité et de tous les dommages (y compris les dommages directs, indirects, spéciaux, exemplaires ou consécutifs, notamment la perte de profits), quels qu’ils soient, ou découlant de votre utilisation du Site (y compris toute violation du Site commise par vous), de son contenu ou autrement relativement à la présente, et vous acceptez que votre seul recours relativement aux réclamations, aux pertes, aux dommages ou aux coûts et dépenses est de cesser d’utiliser le Site et son contenu. Vous indemniserez et dégagerez de toute responsabilité chacune des parties exonérées à l’égard des réclamations, des pertes, des jugements, des dommages et des coûts et dépenses (y compris, notamment, les frais juridiques raisonnables) visant l’une d’elles ou subis par l’une d’elles en raison de votre utilisation du Site, de son contenu ou autrement relativement à la présente (y compris toute violation de celle-ci commise par vous).
Vous indemniserez et dégagerez également de toute responsabilité les parties exonérées à l’égard de toute réclamation formulée par un tiers en raison de votre utilisation du contenu du Site. Vous acceptez que la ou les parties exonérées concernées puissent prendre en charge la défense et le contrôle de toute réclamation dans le cadre de laquelle vous devez indemniser les parties exonérées et vous acceptez de collaborer, à vos frais, avec notre défense contre ces réclamations. Vous acceptez de ne pas régler toute affaire sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit de la ou des parties exonérées concernées.
18- ACCEPTATION DE LA POLITIQUE
En naviguant sur le Site, vous attestez avoir lu et compris la présente Politique et en acceptez les conditions relatives notamment, mais non limitativement, à la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, à l’utilisation de fichiers témoins ainsi qu’aux modalités d’utilisation de notre Site. En cas de désaccord avec les termes de la présente Politique, veuillez ne pas nous donner de renseignements personnels et utiliser le Site.
19- DROIT APPLICABLE ET INTERPRÉTATION
La présente Politique est régie et sera interprétée conformément aux lois du Québec et du Canada et est rédigée en français. Seul le texte français fera foi en cas de litige. Tout litige auquel la Politique pourrait donner lieu sera soumis exclusivement devant le tribunal ayant compétence dans le district judiciaire de Québec, province de Québec.
20- QUESTIONS OU PLAINTES
Pour toute question ou plainte à l’égard de la présente Politique ou de son application, vous pouvez également communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels par l’une des options mentionnées précédemment, lequel fera enquête, répondra avec diligence à celle-ci et prendra les mesures appropriées, le cas échéant, y compris, la modification de nos politiques et pratiques.
21- MISE À JOUR ET MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La présente Politique est susceptible d’être mise à jour, modifiée ou complétée à tout moment afin d’être conforme à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Les mises à jour et modifications éventuelles de la Politique seront publiées sur le Site. En poursuivant votre utilisation du Site, vous acceptez d’être lié par les mises à jour et modifications de celle-ci.
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